Coordonnateur/trice de service bilingue - AN/FR

Convergint est actuellement à la recherche d’un Coordonnateur/trice de service bilingue pour se joindre à notre équipe à Laval. Le Coordonnateur/trice de service il répond aux besoins de tous les appels entrants du service à la clientèle en traitant ces appels d’une manière professionnelle, efficace et opportune, ce qui garantit que Convergint Technologies devient le premier choix des clients pour le service. Ce rôle fonctionne sous la direction du Gestionnaire de la coordination des services et assure la coordination du service avec les techniciens, les sous-traitants et les clients. Qui êtes-vous ? Vous avez une passion pour fournir un service de classe mondiale aux clients, aux collègues et aux communautés. Vous êtes une personne intègre avec un engagement envers la croissance, la responsabilisation et l’obtention de résultats. Vous voulez vous joindre à une organisation avec une culture positive qui embrasse l’inclusion et permet à chacun d’être la meilleure version d’eux-mêmes au travail et à la maison. Vous voulez grandir avec nous et obtenir des résultats en tant que Coordinateur/trice de service.  Qui sommes-nous ? Avec 20 ans de croissance et des performances exceptionnelles, notre mission est d’être le meilleur fournisseur de services de nos clients. Nous sommes conscients de l’importance de la diversité dans l’atteinte de cet objectif. Notre entreprise a été construite sur 10 valeurs et croyances qui animent notre culture et nous permettent d’être le meilleur intégrateur de systèmes de l’industrie .Nous sommes très fiers de protéger la vie et les actifs de nos clients et de leurs communautés avec les solutions que nous fournissons. Ce que vous ferez avec « Notre formation et votre expérience » Gère tous les appels entrants des clients, y compris la répartition du service, le suivi et la planification des appels, le suivi de l’état des appels et les changements d’appels, la saisie de nouveaux sites, la modification des sites existants et le traitement de toutes les demandes générales.  Soutient les gestionnaires de projet et les techniciens avec l’aide spectrum/ICare/IPlan. Avec précision et en temps opportun, administre la maintenance spectrum/ICare, y compris l’ajout de nouveaux sites, des indicateurs et la modification des changements apportés au service à la clientèle. Génère des rapports hebdomadaires sur les commandes de travail de service et facilite les réunions de planification hebdomadaires avec les superviseurs régionaux.  Administre le processus d’enregistrement et de départ des techniciens conformément à la politique de sécurité de l’entreprise et informe les superviseurs de tout technicien manquant ou en retard. Planifiez et suivent tous les comptes clients de maintenance mensuels assurant une communication en temps opportun avec les clients contractuels, les clients clés et les sous-traitants.  Établit et maintient une procédure de suivi de satisfaction de la clientèle et de rappel et fournir à la haute direction les commentaires appropriés. Administre les enquêtes sur la satisfaction de la clientele pour les commandes de travail. Planifie les ordres de travail du contrat de service à « compléter » au besoin. Saisit avec précision et rapidité les bons de commande dans Spectrum et transmet les demandes de matériel aux achats pour traitement Ce dont vous aurez besoin Compétences exceptionnels en matière de service à la clientèle et de services à la clientèle personnels et capacité de travailler sous pression Compétence solide en Microsoft Outlook, Excel et Word Connaissances et compétences financières solides — capacité de comprendre les finances de base telles que les comptes débiteurs/à payer, les bons de commande, les ordres de travail, etc.. Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches de projets simultanément Excellente attention aux détails Solides aptitudes à la communication verbale, écrite et interpersonnelle Une forte flexibilité pour s’adapter à l’évolution des priorités et de l’orientation dans un environnement de travail dynamique Montre l’initiative – s’engage régulièrement dans un comportement proactif et cherche des opportunités Forte capacité à faciliter un environnement de travail collaboratif pour les clients et les membres de l’équipe Exigences du poste Bilingue – anglais / français est requise Diplôme et/ou certificat en administration des affaires ou expérience de bureau similaire requise Formation de répartition et de service à la clientèle préférée Minimum de trois ans d’expérience préalable au centre d’appels, à l’expédition ou à l’administration requise Minimum de deux ans d’expérience de travail dans le service spécifique à l’industrie de la sécurité, des incendies ou de l’automatisation des bâtiments Avantages de notre entreprise Convergint souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi et sollicite des candidatures nonobstant l’appartenance raciale, les origines ethniques, la couleur, la religion, le sexe, l’âge ou le handicap physique ou mental. Des mesures d’accommodement sont disponibles à la demande des candidats durant tout le processus de recrutement. Jours fériés de l’entreprise et congés payés Régime d’avantages sociaux complet immédiat (médical, dentaire, etc.) Contribution de l’employeur au REER; Environnement de travail engagé envers la sécurité; Programme d’aide aux collègues Remboursement des frais de scolarité Salaire et plan de rémunération concurrentiels Plan de remboursement des véhicules Journée de la responsabilité sociale des entreprises Et bien plus encore... Nous avons une excellente culture organisationnelle et nous engageons à promouvoir une responsabilité corporative sociale, une bonne étique de travail et la promotion d’un bon climat de travail. Visitez notre site de carrières Convergint pour en savoir plus sur l’entreprise et les opportunités disponibles.  _______________________________________________________________________________________________________ Convergint is currently recruiting for a team-oriented, results-driven, Bilingual Service Coordinator to join our amazing culture at our Laval, QC location. The Service Coordinator answers, responds to, and meets the needs of all incoming customer service calls by handling these calls in a professional, efficient, effective and timely manner ensuring Convergint becomes the customers’ first choice for service. This role provides co-ordination of service with technicians, sub-contractors and customers applicable to a designated CTC location as well as work order invoicing.   Who You Are You have a passion for providing world-class service to customers, colleagues and communities. You are a person of integrity with a commitment to growth, accountability and delivering results. You want to join an organization with a positive culture that embraces inclusion and allows everyone to be the best version of themselves at work and home. Who We Are With 20-years of proven growth and exceptional performance, our mission is to be our customer’s best service provider. We realize the importance of diversity in achieving that goal. Our company was built upon a solid foundation of 10 Values and Beliefs which drive our unmatched culture, making us the #1 global, serviced-based systems integrator in the industry.  We take great pride in protecting the lives and assets of our customers and their communities with the solutions we provide. What you’ll do with “Our Training and Your Experience” Handles all incoming customer calls including service dispatching, tracking and scheduling of calls, call status tracking and call changes, entering new sites, modifying existing sites and handling all general enquiries.   Creates, dispatches, and maintains work orders in iCare daily for scheduling of planned maintenance and service.  Attends weekly planning sessions, conducts weekly service paperwork reconciliation, performs weekly timesheet data entry, and generates service reports with relevant status/updates. Plans and schedules service agreement work orders to “complete” as required. Monitors and follows up on subcontractor work order execution and forwards relevant information to technical specialists. Weekly completion of service invoicing, including customer follow ups, credits and problem resolution.  Accurately and promptly enters work order purchase orders into Spectrum and forwards material requests to purchasing for processing. Updates, populates, maintains and develops customer service database to maximize customer service and satisfaction. Accurate entry and reconciliation of timesheets on a weekly basis.  Supports Project Managers and Technicians with Spectrum/ICare/IPlan assistance. Accurately and on a timely basis, administers Spectrum/ICare maintenance, including adding new sites, flags, and modifying customer service changes. Provides Service Quotes to customers with the assistance of the supervisor, and composes service quotes for supervisor approval. Schedules and follows up on all monthly maintenance customer accounts – this includes ensuring timely communication with contract customers, key customers and sub contractors. Establishes and maintains a customer satisfaction follow up and call back procedure and provide senior management with appropriate feedback. Administers customer satisfaction surveys. Participates with operations to service turnovers for completed jobs, warranty documentation and warranty job set-ups. May build reports, and handle and control customer keys for service technicians. Provides administrative overflow support as and where required. This includes photocopying, filing, general typing correspondence, minutes. Works with the Service Supervisors to ensure accurate and timely On-Call listings are provided to our afterhours call center ensuring compliance to our corporate On Call procedure. Acts as “our customer’s best service provider” at all times thereby ensuring Convergint is the customer’s first choice for service.   What You’ll Need Solid telephone and personal customer service skills and ability to work under pressure Solid proficiency in Microsoft Outlook, Excel, and Word skills Basic financial knowledge and skills—ability to understand basic financials such as accounts receivable/payable, purchase orders, work orders, etc. Solid organizational skills and the ability to handle multiple projects tasks simultaneously Excellent attention to detail Good verbal, written and interpersonal communication skills Strong flexibility to adapt to changing priorities and direction in a dynamic work environment Shows initiative – regularly engages in proactive behavior and looks for opportunities Strong ability to facilitate a collaborative working environment for customers and team members Requirements: Bilingual in French and English - Spoken and Written  Diploma and/or certificate in Business Administration or related office experience required Minimum one year previous call center, dispatch, customer service or administrative experience required Experience in security industry is preferred.   Company Benefits and Perks  Convergint fosters a supportive, accessible, and inclusive environment in which individuals of different backgrounds and identities are able to realize their maximum potential within the company. We offer a variety of programs and exceptional benefits to all of our colleagues:  Company Holidays and Paid Time Off  Immediate comprehensive benefit plan (medical, dental, etc.) Employer contribution to RRSP;  Work environment committed to safety;  Colleague Assistance Program Tuition reimbursement Corporate Social Responsibility Day And much more…  Convergint is committed to a culture of Inclusion and Diversity and is an Equal Opportunity Employer.  Visit our Convergint careers site to learn more about the company and the exciting opportunities available. #MTL